Flere timer i døgnet er én ting alle ønsker seg, men som det likevel er umulig å oppnå. Hva ville skjedd om du kunne frigjort mye mer tid på jobb—kanskje så mye som 20% av arbeidsdagen—for å fokusere på oppgaver som virkelig betyr noe?
Harvard Business Review har brukt de siste tre årene på å studere hvordan kunnskapsarbeidere kan bli mer produktive, og fant ut at svaret er enkelt: Eliminer uviktige oppgaver og erstatt de med oppgaver som er verdifulle. Forskningen tyder på at kunnskapsarbeidere bruker mye av tiden sin—et gjennomsnitt på 41%—på aktiviteter som kan utføres av andre. Så hvorfor fortsetter vi med de oppgavene? Fordi det å kvitte seg med arbeid er lettere sagt enn gjort. Vi vil instinktivt henge oss opp i oppgaver som gjør at vi føler oss opptatt, og dermed viktig, mens våre sjefer, som kontinuerlig strever med å gjøre mer arbeid med mindre ressurser, delegerer så mange oppgaver til oss som vi er villig til å akseptere.
Harvard Business Review tror det er en annen måte å løse dette problemet på. Kunnskapsarbeidere kan gjøre bli mer produktive ved å tenke bevisst på hvordan de bruker tiden sin; bestemme hvilke aktiviteter som er viktigst for dem, og deres organisasjon, og droppe eller outsource resten.
De prøvde dette eksperimentet med 15 ledere i forskjellige firmaer, og de klarte å redusere tiden de brukte på oppgaver som ikke var så verdifulle: De reduserte kontorarbeid med et gjennomsnitt på seks timer i uken, og møtetid med et gjennomsnitt på to timer i uken. Og fordelene var tydelige. For eksempel, da Lotta Laitinen, leder i forsikringsselskapet If, droppet møter og administrative oppgaver for å tilbringe mer tid til å støtte teamet sitt, førte dette til en 5% økning i salg over en treukers periode.
Selv om ikke alle i undersøkelsen hadde like vellykkede resultater, var resultatene uansett overveldende. Kun ved å spørre kunnskapsarbeidere om å revurdere og skifte balansen i arbeidet sitt, klarte de å hjelpe de med å frigjøre en femtedel av tiden sin—et gjennomsnitt på en hel arbeidsdag i uken—og heller bruke den tiden de sparte på å fokusere på mer verdifulle oppgaver og aktiviteter!
